ROI no contexto da otimização de processos.

Todos os dias escutamos alguma nova noticia desencorajadora relativa à economia. Não se sabe ao certo como essa atual economia irá caminhar, mas para o futuro previsível, a maioria das empresas estão buscando minimizar os seus investimentos, enquanto, simultaneamente, maximizar seu retorno sobre investimento (ROI) em qualquer aplicação que fazem.

Nos tempos atuais, no entanto, as empresas estão adiando a assunção de riscos em novos empreendimentos e trabalhando para garantir que tudo o que fizerem resultem em benefícios mensuráveis.

No atual ambiente, o ROI pode e deve ser calculado.

Os conceitos básicos do ROI são bem compreendidos pela maioria dos gestores de negócios. A discussão que se segue apoia-se fortemente em considerar o ROI no contexto do ciclo de vida de um processo.

A maioria dos processos atravessa vários grupos funcionais em uma organização e, muitas vezes, não é centrada em uma reflexão sobre os custos globais associados com a vida do processo como um todo. Isto resulta na perda de informações valiosas que poderiam ter sido obtidas a partir da observação do ciclo de vida do processo e o seu ROI desde o início.

O gráfico abaixo fornece uma visão geral da relação básica entre o custo de um projeto de revisão e otimização de processos e os resultados auferidos em consequência da implementação de novo processo. O início, que é o momento do conhecimento, organização e análise das informações, é sempre um período de desembolso sem ganhar nada em troca. No desenvolvimento e implementação de uma visão futura, a empresa começa a obter o retorno sobre o investimento do projeto e, posteriormente, os rendimentos auferidos pela otimização irão exceder o custo acumulado pela execução do novo processo.

Alguns processos de negócios parecem ir eternamente. A maioria, no entanto, nasce, avança um período de maturidade, encontra um período de declínio e eventualmente, a sua eliminação. Uma tendência importante no atual ambiente de negócios vai em direção a ciclos de vida mais curtos. São criados e desenvolvidos processos para apoiar a entrega de novos produtos e serviços em resposta à evolução da procura no mercado e da concorrência. Com frequência, no prazo de 18 meses, a procura para o produto diminui e o produto é reprojetado ou eliminado, exigindo a eliminação ou o redesenho do processo.

Quando se planeja um novo produto ou serviço, um novo processo deve ser desenhado e normalmente deseja-se considerar como concluir o processo mais rápido e mais eficiente e começar a ganhar dinheiro no início do ciclo de vida desse processo. Talvez, em vez de esperar até que todo o processo esteja concluído, pode-se começar com alguns módulos antes de ter completado todos os eventos de construção do novo produto ou serviço. Talvez um cliente poderá pagar algo para obter o produto ou serviço mais cedo, com efeito, pagar para ajudar com testes de desenvolvimento para começar no topo de um novo mercado.

Em tempos difíceis, todo mundo pensa em como reduzir os custos de execução dos processos em curso para manter a lucratividade. Em tempos de crescimento da economia, todo mundo pensa em aumentar o preço do produto ou serviço para aumentar a lucratividade sobre um processo existente.

Obviamente, qualquer ajuste de processo vai depender da relação entre o processo de custos, os custos das mudanças e os rendimentos resultantes da utilização desse processo de negócio.

Ainda assim, muitas vezes, ao projetar um novo processo de negócio, ou tendo em conta alterações de um processo existente, podemos esquecer as noções básicas do que representa um processo de negócio. Pior ainda, em muitos casos, ninguém considera a análise do ciclo de vida do processo existente. Os gestores de processos deveriam desenvolver a idéia geral do ciclo de vida de um processo. Quanto tempo a empresa está susceptível a usar um determinado processo, e que provavelmente irá cair em desuso ou descontinuidade? Da mesma forma, deve-se ter um bom conhecimento dos custos ao longo da vida do processo e que seu desenvolvimento e utilização em curso poderão ser alvos de redução de custos e assim ganhar em lucratividade.

O foco é obter lucro por meio dos processos!

Portanto, é pensarmos sobre como obter melhores resultados na execução dos processos em vez de considerar a possibilidade de completamente automatizar ou terceirizar o processo. No ambiente de hoje, quando estamos sob pressão para reduzir os custos e aumentar a produtividade não há como examinar os resultados imediatos de qualquer iniciativa. Pensar em ciclo de vida de um processo e nos custos incorridos na sua execução irá produzir uma imagem mais precisa do que deverá ser envolvido em uma determinada iniciativa o que fornecerá algumas ideias em como melhorar o ROI de um projeto.